Enrichir une base de données via un formulaire

L'enrichissement de base de données vous permet de mettre en place des formulaires qui vont directement mettre à jour les informations personnelles des profils de votre base de données (par exemple, leur adresse, leur hobbies, un nouveau numéro de GSM, ...)

Pré-requis

L'enrichissement de bases de données est uniquement possible si vous avez sélectionné une base de données de profils durant la définition des paramètres principaux de votre formulaire (voir le point "Paramètres de participants" dans le chapitre "Créer un formulaire"). Les formulaires non-reliés à une base de données (c'est-à-dire avec des "participants anonymes") ne peuvent pas mettre à jour de bases de données.

Astuce

Si votre formulaire est en mode "participation unique, mais modifiable par le participant" et que vous définissez des règles d'enrichissement de base de donnée, seule la première participation va mettre à jour le profil.

Pour les formulaires à "participation multiple", chaque participation va enrichir la base de données.

A la sixième étape de la préparation de votre formulaire, vous avez la possibilité de choisir la façon dont vous allez mettre à jour votre base de données.

Fonctions pour enrichir une base de donnée

A gauche, la section "Attributs de la DB" vous présentera tous les attributs existants de votre base de données sélectionnée.

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Le centre de l'écran sera dédié aux règles d'enrichissement.

Cliquez sur le bouton "+" pour ajouter un bloc de fonction d'enrichissement. Sélectionnez l'attribut à mettre à jour dans la liste sur la gauche et déplacez-le en maintenant le clic enfoncé.

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Vous allez être invité à associer l'attribut avec la question fournissant la nouvelle valeur.

Choix de la question

Si l'attribut a un type de format spécifique (date, entier, adresse e-mail), une fenêtre pop-up avec un menu déroulant va s'ouvrir. Ce menu affichera uniquement les questions avec des réponses paramétrées dans le même format que celui de l'attribut.

images/download/attachments/615291021/image2019-2-19_10-49-47.png Si une seule question est paramétrée dans le même format (par exemple, pour les formats très spécifiques tels que le pays ou la langue), ACTITO va directement associer la règle à cette question.

Définir la valeur d'un attribut

Si ACTITO ne peut identifier directement une question compatible avec l'attribut, ou que vous cliquez sur le lien "pour plus d'options" à l'étape précédente, vous serez dirigé vers l'écran servant à "définir la valeur d'un attribut de la DB de profils".

Attribut sur lequel on veut définir la règle

La première section de cet interface vous donnera des détails à propos de la nature de l'attribut sélectionné, tel que son type et s'il est multi-valeur.

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Valeur de l'attribut

La section "Valeur de l'attribut" vous laisse définir la valeur qui mettra l'attribut à jour.

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  • Réponse à la question : Vous pouvez associez une question du formulaire à l'attribut. Celui-ci prendra alors la valeur de la réponse à la question. Ceci est toujours le principe mis en place par défaut.

  • Valeur fixe : Il est possible d'ajouter un valeur fixe. Ceci permet de créer des enrichissements plus complexes en combinant les valeurs fixes avec les conditions d'exécution, qui seront expliquées à la prochaine section.

  • Autre expression : Ceci vous permet de coder vous même la valeur.

Pas de valeur et Valeurs existantes

Cette dernière section va varier selon que l'attribut sujet à l'enrichissement est simple ou multi-valeurs.

  • S'il s'agit d'un attribut à valeur simple, la section affichée se nommera "Pas de valeur".

  • S'il s'agit d'un attribut multi-valeurs, la section se nommera "Valeurs existantes".

Pas de valeur

Cette section vous permettra de définir la marche à suivre si la question définie n'obtient aucune réponse.

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Vous pouvez :

  • Conserver la valeur actuelle : Si la question est uniquement destinée aux mises à jour (par exemple, l'adresse e-mail actuelle ne doit pas être supprimée si la question "nouvelle adresse e-mail" est laissée intentionnellement vide.

  • Effacer la valeur actuelle : Si la nature de la question est telle que la laisser vide veut dire que la valeur de l'attribut n'est plus d'actualité. Par exemple, si le formulaire sert à indiquer un changement d'adresse, il se peut que la nouvelle adresse ne comporte pas de boîte postale et que ce champ soit laissé vide intentionnellement. La valeur de l'attribut "boîte postale" doit dès lors être supprimée plutôt que de conserver l'ancienne valeur.

Valeurs existantes

Cette section vous permettra de déterminer l'effet de la règle d'enrichissement s'il existe déjà des valeurs pour cet attribut dans le profil.

images/download/attachments/615291021/image2019-4-4_13-55-31.png Vous pouvez :

  • Ajouter les réponses aux valeurs de l'attribut : Cette option permet d'ajouter les réponses sans toucher aux valeurs existantes de l'attribut.

  • Ecraser les valeurs de l'attribut avec les réponses : Cette option permet de remplacer les valeurs existantes par les nouvelles réponses. Si une valeur existante n'a pas été sélectionnée à cette participation, elle sera effacée.

  • Ecraser seulement les valeurs qui correspondent aux réponses : En définissant la question, il est possible de ne pas inclure toutes les valeurs possibles de l'attribut (par exemple, vous voulez donner à vos profils la possibilité de s'inscrire à l'abonnement "Newsletter1" ou "Newsletter 2", mais sans mentionner les autres abonnements existants pour votre base de données). Cette dernière option vous permettra de remplacer les valeurs existantes par les nouvelles réponses, mais uniquement pour les valeurs prédéfinies dans les réponses possibles. Ainsi vous ne risquerez pas d'effacer les valeurs que vous avez volontairement exclues de la question.

Les abonnements comptent comme des attributs multi-valeur. Dans leur cas, il est important de choisir une règle appropriée pour éviter de réinscrire des profils désinscrits, ou inversement. Il faut donc toujours choisir une des deux options d’écrasement des valeurs, selon que tous les abonnements soient concernés ou pas.


"Ne jamais écraser les valeurs existantes ?" : Cochez cette case si vous voulez uniquement laisser au répondant la possibilité de mettre à jour des informations incomplètes dans sa fiche profil, mais pas de modifier des données le concernant existant déjà dans ACTITO.

Éditer la valeur d'un attribut

Une fois que vous avez terminé de "définir la valeur d'un attribut" ou si vous n'êtes pas passé par cette étape car vous avez pu directement faire le "choix de la question", vous gardez la possibilité d'éditer la valeur de l'attribut et les paramètres expliqués précédemment.

Pour cela, cliquez sur l'icône crayon à côté du nom de l'attribut.

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Définir une fonction d'enrichissement

Si vous n'indiquez pas de règle spécifique, l'enrichissement sera exécuté si la participation au formulaire est terminée.

Vous avez cependant la possibilité d'ajouter des restrictions en définissant des conditions d'exécution plus précises.

Pour cela, cliquez sur l’icône "crayon" dans l'intitulé du bloc de fonction.

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Condition d'exécution

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Vous avez jusque 5 options possibles (en fonction de votre formulaire) pour déclencher l'enrichissement de la base de données :

  • La participation au formulaire est terminée : Ceci est l'option par défaut. Dans ce cas, le profil doit arriver à la fin de toutes les pages pour déclencher l'enrichissement.

  • Les réponses d'une page spécifique sont enregistrées : Si votre formulaire comporte plusieurs pages, vous pouvez choisir de mettre à jour un attribut même si le contact ne remplit qu'une partie du formulaire.

  • Toutes les conditions suivantes sont satisfaites : Ceci vous permet de cibler une question, en exécutant l'enrichissement uniquement si la réponse est connue, ou si une réponse spécifique est donnée. Vous pouvez mettre en place plusieurs conditions. L’enrichissent sera effectué si toutes les conditions sont satisfaites.

  • Une des conditions suivantes est satisfaite : Ceci vous permet de cibler une question, en exécutant l'enrichissement uniquement si la réponse est connue, ou si une réponse spécifique est donnée. Vous pouvez mettre en place plusieurs conditions. L’enrichissent sera effectué dès qu'une des conditions est satisfaite.

  • L'expression suivante est vérifiée : Cette option vous permet de coder votre condition.

Avertissement

Les webservices liés aux formulaires ne tiennent pas compte de la notion de page. Si vous poussez vos données par webservice, il convient de ne pas utiliser la condition d'exécution "les réponses de la page suivante sont enregistrées". A la place, il est préférable d'utiliser "la participation au formulaire est terminée".

Mode d'enrichissement de la DB

Cette section vous donne la possibilité de vérifier le mode d'enrichissement de la base de données et de le modifier dans certains cas.

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  • Mise à jour seule : Ceci permet de mettre à jour le profil du participant. Cette option empêche que des nouveaux profils soient créés via votre formulaire.

  • Création seule : Ceci permet de créer une nouveau profil dans la DB de participants. Par exemple, pour un formulaire d'inscription. Dans ce mode, il est nécessaire d'avoir une règle pour chaque attribut obligatoire.

  • Mode mixte : Utilisez cette option pour mettre à jour le profil des participants existants et créer un profil pour les participants inconnus. Dans ce mode, il est recommandé d'inclure une règle relative à une attribut unique (clé), afin de s'assurer de l'identification des profils existants. Autrement, ACTITO ne créerait que des nouveaux profils.

Si les participations multiples ne sont pas autorisées pour votre formulaire, seul le mode "mise à jour seule" pourra être utilisé.

Astuce

Vous pouvez regrouper dans le même bloc les différents attributs répondant à la même fonction d'enrichissement (condition et mode).

Modifier l'enrichissement de la base de données

Après la publication du formulaire, il reste possible de modifier les règles d'enrichissement.

Pour cela, nous vous invitons à vous référer au point "Modifier l'enrichissement de profil" de la page "Gérer un formulaire actif"

Avertissement

Modifier une règle d'enrichissement ne va pas inverser la mise à jour d'un attribut de profil qui aurait déjà été enregistrée.