Structurer un fichier Excel pour l'import de profils

Le mécanisme d'import de profils dans ACTITO est très riche et très flexible.

Cependant, si votre fichier est bien structuré, vous gagnerez du temps. Nous décrivons ici une manière de faire. Il en existe d'autres, que vous êtes libres d'utiliser.

La structure générale du fichier

De base, votre fichier doit être un fichier Excel ou un .csv.
Le ".csv" peut être plus complexe. Si vous n'êtes pas familiarisé avec ce format, nous vous conseillons d'utiliser un fichier Excel.

Ce fichier Excel a deux "dimensions":

  • La première ligne reprend le nom des attributs que vous souhaitez modifier. Au mieux, ils ont exactement le même nom que l'attribut de la table Profils dans ACTITO. Si ce n'est pas le cas, vous pourrez faire le lien entre la colonne de votre fichier et l'attribut (cette étape est détaillée dans le chapitre "Importer manuellement des profils" )

  • Toutes les autres lignes reprennent le contenu de ces attributs.

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Quelques astuces

  • Les formules d'un fichier Excel ne sont pas autorisées. Faites un copier-coller global de votre fichier en spécifiant un collage spécial "valeurs uniquement".

  • Il suffit d'un caractère dans la 100.000.000ème ligne pour qu'ACTITO prenne en compte ces 100.000.000 de lignes. Si vous trouvez que votre fichier parait plus long que prévu, supprimez toutes les lignes en dessous de votre dernière ligne "avec du contenu".

La structure des abonnements

Il y a deux options pour gérer l'import des abonnements dans ACTITO :

  • Le plus simple est de créer une colonne par abonnement. Le nom de la colonne est alors le nom de l'abonnement que vous comptez importer.
    Il suffit ensuite de remplir la colonne par Y (Yes) si le profil est abonné et N (No) si le profil n'est pas abonné.

  • L'autre manière de faire est d'utiliser comme valeur pour chaque profil abonné le nom de l'abonnement (par ex., 'newsletter' ou 'produit').
    Il faut donc qu'il y ait une valeur que pour les profils abonnés; les profils qui ne sont pas abonnés n'ont alors pas de valeur.
    Cette manière de faire a une utilité principalement si vous n'avez pas une colonne par type d'abonnement, mais des informations mélangées sur les abonnements de vos profils.

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La structure des segments

Il existe deux types de segmentation: les segmentations simples et les segmentations exclusives (pour en savoir plus, voir le chapitre "Comprendre les composants d'une table de Profils").
En fonction du type de segmentation, les informations devront être représentées différemment.

  • Segmentation simple : il n'y a que 2 possibilités: soit le profil est membre du segment, soit il ne l'est pas. Le plus simple est donc de nommer la colonne "segment nomdusegment" et pour chaque profil qui est membre du segment, vous pouvez ajouter "member".

  • Segmentation exclusive: Dans ce cas-ci, il y a plus de 2 choix. La logique est par conséquent un peu différente que pour le segment simple: nommez la colonne "segment nomdusegment" et pour chaque ligne remplissez la case par la valeur du segment. Si le profil ne fait pas partie de la segmentation (= aucun des segments), laissez la case vide.

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Les typages spécifiques

Certaines données spécifiques doivent être typées d'une certaine manière pour être plus facilement reconnues lors de l'import.

Les dates

Une date devra toujours être écrite de la manière suivante:

  • JJ/MM/AAAA → exemple: 23/11/1998

Les moments

Un moment (date + heure) devra toujours être écrit selon une des manières suivantes :

  • dd/MM/yyyy HH:mm:ss → exemple: 23/11/1998 17:12:24

  • yyyyMMddHHmmss → exemple: 19981123171224

  • yyyy-MM-dd HH:mm:ss → exemple: 1998-11-23 17:12:24

Les langues

Pour identifier les langues sans risque d'erreur, ACTITO se base sur un code à 2 lettres appelé le code ISO 639-1

Quelques exemples:

  • FR = Français

  • NL= Néerlandais

  • EN= Anglais

  • IT= italien

  • ES= Espagnol

  • DE= Allemand

Utiliser ce code rend la procédure d'import plus rapide. Mais ce n'est pas obligatoire, car vous pourrez très facilement faire correspondre la valeur initiale de la langue de votre fichier au bon code langue pendant la procédure d'import.


Les codes Pays

Pour identifier les pays sans risque d'erreur, ACTITO se base sur un code à 2 lettres appelé le code ISO 3166-1 alpha 2

Quelques exemples:

  • FR= France

  • BE= Belgique

  • DE= Allemagne

  • UK= Grande Bretagne

  • ES= Espagne

  • IT= Italie

  • NL= Pays-Bas

Utiliser ce code rend la procédure d'import plus rapide. Mais ce n'est pas obligatoire, car vous pourrez très facilement faire correspondre la valeur initiale de la langue de votre fichier au bon code langue pendant la procédure d'import.

Les booléens (vraix/faux)

Pour les booléens, vous pouvez utiliser plusieurs opérateurs logiques :

  • T et F (qui correspond aux valeurs "True" et "False")

  • 1 et 0

  • Yes et No